Stress door je volle inbox? Zo hou je ‘m leeg!

Hoeveel e-mails staan er nu in jouw inbox? Staan er gelezen berichten tussen de ongelezen e-mails? En wat te denken van al die e-mails waar je nog iets mee moet doen? E-mail is een veel gebruikt online communicatiemiddel en kan daarom nogal wat (informatie)stress opleveren.

Factoren zoals een cc-cultuur en onduidelijke e-mails spelen hierbij een rol, maar zelf kun je ook efficiënter met e-mail omgaan. Lees hoe je elke dag een lege inbox krijgt.

Informatie verzamelen

Jouw informatiestress kan al snel verminderd worden door informatie centraal te verzamelen en daarna consequent te verwerken. Het is net zoals de post op de deurmat: sommige folders gaan meteen de prullenbak in, terwijl een brief van de Belastingdienst leidt tot een actie die je moet ondernemen. Je deurmat is weer leeg, zonder dat je meteen je belastingaangifte gaat opmaken. Dit doe je namelijk wanneer het jou het beste uitkomt. Hetzelfde geldt voor je e-mailbox: als er iets in je inbox komt, hoef je niet meteen in actie te komen.

Geen afleiding meer

Toch (en helaas) wordt de inbox vaak voor verschillende doeleinden gebruikt. Hierdoor kan je inbox al snel een mentale afleiding zijn met voortdurend aandacht vragende berichten. Deze afleiding is snel weg te nemen door maar 4x per dag je e-mail te verwerken. Het beste werkt om hier vaste momenten voor te kiezen. Zo adviseer ik ook om ’s ochtends alleen even je e-mail inbox kort te scannen om zo je dag zo productief mogelijk te beginnen.

Zo houd je hem leeg!

De inbox is de plek om je inkomende e-mails in op te vangen. En ook echt alleen die berichten. Gebruik de inbox dan ook niet als archief of takenlijst. Ongelezen e-mails zijn de enige berichten die in je inbox horen. Vanaf daar verwerk je ze consequent. Dit betekent dat je voor elke e-mail die binnen komt direct een beslissing neemt.  Handel e-mails die minder dan twee minuten van je tijd vragen, direct af. De andere e-mails verplaats je direct naar een van je mappen. Niet elke e-mail hoeft direct afgehandeld te worden, daar hebt je je takenlijst voor. Door meteen een besluit te nemen over wat er met de e-mail moet gebeuren, zorg je dat de inbox leeg blijft. Zo komt elk bericht slechts één keer onder ogen, blijft je inbox leeg en bespaar je heel veel tijd.

Mappenstructuur

De eerste stap is het maken van mappen, die voor jou het ordenen van je e-mail gemakkelijker maken. Wellicht gebruik je al mappen. Prima. Toch is het goed om je mappen eens tegen het licht te houden. Heb je de mappen op een optimale manier georganiseerd? Misschien heb je wel veel te veel mappen?  Lees hieronder hoe je goed bruikbare mappenstructuur opzet.

Kijk eerst naar jouw manier van werken. Wat werkt voor jou? Maak eventueel een schetsje op papier van de door jou gewenste mappenstructuur. Gebruik liever niet meer dan 15 mappen. Met meer mappen wordt het namelijk niet overzichtelijker.

• Actie 
  
• Wacht op reactie
• Te lezen / bekijken

Actie –> hierbij gaat het om zaken die urgent zijn en waarop jij actie dient te ondernemen. Het is belangrijk om deze actiemap dagelijks meerdere keren te checken. Eventueel kun je de mails ook toevoegen in je to-do-lijst.

Wacht op reactie –> hierbij ben jij afhankelijk van de reactie van een andere partij. Check deze map regelmatig en check of het nodig is om eventueel een reminder te sturen.

Te lezen / bekijken –> deze map is helemaal niet urgent. Je kunt deze map bijvoorbeeld eens openen als je daar tijd voor hebt. Of plan tijd voor deze map in. Elke dinsdag tussen vier en vijf besteed ik een uur aan het lezen van nieuwsbrieven. Of doe het als je even 5 minuten overhebt, of in het weekend of ’s avonds op de bank.

Tip: Geef deze mappen een nummer (bijvoorbeeld: 1. Actie, 2. Wacht op reactie) dan komen ze in de volgorde die jij wilt in plaats van op alfabet!