Veel mensen hebben een groot archief en bewaren ongelooflijk veel papieren, vaak voor de zekerheid. H
oe lang moet je alle papieren in je archief eigenlijk bewaren? De bewaartermijn voor je administratie verschilt. Een paar maanden geleden heb ik een klant ook geholpen met het uitzoeken van haar administratie. Zij bewaarde ook (te)veel papieren voor de zekerheid. We hebben meer dan 30 ordners uitgezocht en we hebben die teruggebracht naar 12 mappen. Met deze checklist kom je zelf vast een eind. Kom je niet door al die stapels papier heen? Ik help je graag!
Algemene bewaarplicht
Je leven lang
- Notariële stukken (bijv. testamenten, akten)
- Diploma’s, certificaten en getuigschriften
- Arbeidscontracten
- Inentingspapieren
- Jaaropgaven en -overzichten
- Medische documenten
- Trouwboekje, samenlevingscontract
- Echtscheidingspapieren
- Geboorte- of adoptiepapieren
Tot het einde van de overeenkomst
- Verzekeringspolissen (alleen laatste exemplaar)
- Lidmaatschapsbewijzen/abonnementen (alleen laatste exemplaar)
- Pensioenoverzichten
- Garantiebewijzen/aankoopbonnen
- Servicecontracten
- Arbeidsovereenkomst
- Huurcontract
- Autopapieren incl. rekeningen garage zolang de auto jouw eigendom is.
Bewaarplicht voor particulieren en ondernemers
5 jaar (particulieren)
Particulieren zijn niet wettelijk verplicht hun administratieve gegevens (zoals bankafschriften en loonstrookjes) te bewaren. Maar de belastingdienst mag tot 5 jaar terug belasting navorderen. Daarom is het verstandig om de volgende papieren in ieder geval 5 jaar te bewaren:
- Belastingpapieren
- Salarisstroken (eventueel post van het UWV)
- Bank- en giroafschriften
7 jaar (ondernemers)
Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht). De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden. Met het uitsluitend bewaren van een bestand in afgedrukte vorm voldoe je niet aan de bewaarplicht. De volgende papieren dien je te bewaren:
- Grootboek
- Debiteuren- en crediteurenadministratie
- In- en verkoopadministratie
- Loonadministratie
- Voorraadadministratie
- Uitzondering: papieren m.b.t. onroerende goederen moet je minimaal 10 jaar bewaren
Vergeet niet dat kassabonnen vaak het bewijs van aankoop kunnen leveren bij schade of diefstal van aangekochte goederen. Het is ook verstandig om sommige bonnen in te scannen, omdat het papier van de bon vergaat of vergeeld.
Wil je net als mijn klanten jouw administratie aanpakken, maar kom je hier zelf steeds niet aan toe? Of maak je je ‘klus’ niet af? Kun je een stok achter de deur gebruiken? Ik begeleid en help je graag om een overzichtelijke administratie te krijgen.
Maak met mij een afspraak om nu (eindelijk) jouw administratie op een goede manier op orde krijgen. Neem contact met me op voor een kosteloze en vrijblijvend kennisgesprek! Ik hou -indien gewenst- tenminste 1 maand met mijn klanten contact via What’sApp, of e-mail.
